EXECUTIVE HUB BLOG

Helena Brynolfsson

MBA i Supply Management, Keynote Speaker, konsult inom Supply Management och grundare av ProSourcia

Gasa i uppförsbacken – 4 sätt att förbättra lönsamheten

Inköp är inom många företag och organisationer ett eftersatt område. Mycket saknas och det existerar därmed en enorm förbättringspotential som inte tagits till vara. Coronakrisen har på många sätt satt strålkastarljuset på området och aktualiserat frågan varför inköp inte prioriteras högre. Som läget är idag måste alla, oavsett sektor, bransch och nuvarande inköpssituation, växla upp. En lågkonjunktur står inför dörren och gasas det inte i Coronauppförsbacken så åker vi bakåt. Ta del av hur du kan växla upp din inköpsverksamhet och därmed förbättra lönsamheten för ditt företag.


Inom många företag och organisationer saknas struktur och planering, vilket får till konsekvens att alla anställda är sina egna inköpschefer. Det handlas till höger och vänster utifrån eget huvud och behov med marginell planering, framförhållning och samordning. Ofta under parollen ”hur svårt kan det vara?!” Ja, ganska svårt och komplicerat kan det faktiskt både vara och bli. Och kostsamt. Lite fokus på struktur och planering av inköpsområdet ger sämre resultat, högre riskexponering, kvalitetsproblem, lägre kundnöjdhet, mindre marknadsandel och lönsamhet.


Coronakrisen har på många sätt satt strålkastarljuset på inköpsområdet och synliggjort både styrkor och svagheter inom våra inköpsverksamheter. Inte minst inom offentlig sektor. Det är tydligt att det finns en enorm förbättringspotential. Så oavsett hur er inköpssituation ser ut, så behöver ni växla upp. En lågkonjunktur står inför dörren och de som satsar nu kommer att klara sig bättre när allt igen vänder. Gasar vi inte i Coronauppförsbacken så åker vi bakåt. För vissa handlar det om att se till att det som borde vara på plats redan innan krisen kommer på plats. För andra handlar det om att ta vara på tid som nu finns till förfogande och ta tag i det som länge stått längst ner på er ”att-göra-lista”. Beroende på sektor, bransch och hur långt er inköpsfunktion kommit kan det variera om alla eller enbart vissa av föreslagna ”att-göra” är aktuella för just er. De 4 vi vill lyfta fram är:


1. Ha koll på strategiska behov

Ha koll på vilka leveranser som måste komma dagligdags för att er verksamhet ska fungera och vilka kritiska leverantörer, som under inga förutsättningar få gå i konkurs. Identifiera risker/svagheter i era leverantörskedjor. Tillse att en plan B finns i det fall plan A fallerar.


2. Använd hela inköpsverktygslådan

Ha en nära dialog med era strategiska leverantörer, var innovativa ihop och be om deras hjälp. Granska priser, ifrågasätt och omförhandla. Var innovativa och jobba med alla tre inköpsdimensioner (kostnader, kapital och intäkter).


3. Förbered för och jobba med nästa steg

Coronakrisen kommer förändra hur vi lever och arbetar. Nya beteenden, innovationer och möjligheter kommer att ändra våra organisationer och dess erbjudanden. Se till att inkludera inköpskunnig personal/konsulter när dessa möjligheter/innovationer diskuteras/sätts upp så att leverantörskedjor säkras och optimeras.


4. Ta tag i det längst ner på”att-göra-listan”

Längst ner på ”att-göra-listan” slaskar oftast punkter som borde tagits tag i för länge sedan, men som vi har en förmåga att skjuta framför oss. Det kan vara allt från att få koll på inköpskostnader, leverantörer och avtal till att ta fram mätetal för vår inköpsverksamhet och våra leverantörer. Eller att genomföra en spendanalys, påbörja ett kategoristyrningsarbete eller tillse att

vi blir bättre på förhandling och faktabaserade analyser. Eller varför inte digitalisera våra beställning-, logistik- och lagerprocesser.


Vad det än är hos er, så är det dags att ta tag i detta! Inköp är ett solklart prioriteringsområde då inköpskostnaderna står för 40-75% av en organisations omsättning och där minst 2-6% i kostnadsreduktion ska uppnås årligen.//Helena

Karin Zingmark

Författare, rådgivare, kommunikationsexpert och talare,

Zingmark Consulting AB.

Tre tips för att maxa mod i en orolig tid

Det är så enkelt att prata om att vara modig i tider av lugn. När allt tuffar på, när allt är som vanligt eller när man kanske till och med har framgång. Då är det enkelt att utmana sig själv, att ta ett steg utanför sin komfortzon, att ta risk. Men nu, när hela världen vänts upp och ner. När människor förlorar sina nära och kära, när arbetslösheten rusar och våra nyhetsflöden fylls av fasansfulla bilder – då är det få av oss som känner oss modiga. Tvärtom. Rädsla är den känsla som tar över, och rädslor får oss att stanna upp. Rädslan förlamar oss. Och det är just precis det som är så farligt. Att stanna i den känslan är varken bra för oss själva, som individer, eller för oss alla som samhälle. Vi måste ta oss förbi rädslan, för att börja se möjligheter igen. Det känns nästan oöverstigligt att prata om mod i det läge de flesta befinner sig i nu, men jag tror det är precis det vi måste försöka göra. Och jag tror att det vi behöver, för att bli modiga, är tillit och grym kommunikation.


Det jag jobbar med idag i rollen som rådgivare, och det mina båda böcker handlar om, kretsar kring förändring. För i en omvärld som präglas av digitalisering (eller som just nu – en pandemi) blir kraven allt högre på företag och organisationer att ställa om. Att ständigt anpassa sig till nya förutsättningar, att hela tiden jobba agilt och ständigt förbättra. Jag hävdar att det görs bäst genom att bygga kommunikativa organisationer som öppnar upp, lyssnar in de förändringar som sker i samhället och driver förändring i en ständigt pågående dialog med kunder, medarbetare och omvärld. För att klara av att driva ständiga förändringar behövs en kultur och ett ledarskap präglat av tillit. Och här vill jag dela tre konkreta tips på hur du kan höja nivån av tillit till dig själv och i de sammanhang du verkar, så att du och ni snabbare kommer från den förlamning som rädsla kan ge för att röra er framåt.


Har du märkt att människor agerar starkt just nu? Ofta känslomässigt, ibland med ilska och ibland med sorg eller allmän upprördhet? Det är rädslor som talar. Den påtvingade förändring som Corona innebär för oss skapar rädslor. Förändring leder ofta till denna typ av reaktion, det syns väldigt tydligt nu men det är rätt vanligt i vårt arbetsliv annars också. Det beteende som detta ofta resulterar i brukar vi kalla härskartekniker, och forskning visar att detta beteende, som alltså ofta uppstår i förändring när våra rädslor triggas, är extremt kostsamt. Enligt Christine Porath, professor vid Georgetown University i Washington, leder dåligt beteende i arbetslivet till att 48% drar ner på arbetsinsatsen, 38% levererar sämre kvalitet och det här sista är faktiskt helt galet för att 80% ansåg sig förlora tid för att de oroade sig över det som skett. Det är otroligt mycket tid och kraft vi slösar när denna typ av beteende tillåts på våra arbetsplatser.


Så hur kan vi komma ifrån detta destruktiva beteende? Svaret stavas tillit. Tillit är ju ett stort begrepp, ett enormt område som det också forskats mycket på. Jag gillar Paul J Zacs forskning, han är professor vid Claremont Graduate University, och hans forskning bygger på att mäta nivån av oxytocin i blodet. När man är i sammanhang där man upplever en hög nivå av tillit ökar produktiviteten, och engagemang medan sjukskrivningar och stress sjunker dramatiskt. Helt enkelt fantastiska resultat! Jag vill ge er tre tips, för att öka nivån av tillit vilket i sin tur kan underlätta när ni hanterar förändring såsom nu.


1. Sätt utmanande mål för dig själv och med andra – det är så extra viktigt att känna meningsfullhet just nu, och att sätta mål för sig själv som man sen jobbar för att uppnå ger riktning och positiv energi. Det är helt OK att ta en eftermiddag framför Netflix och känna att livet är skit. Det måste få vara så ibland. Men det är inte bra att stanna i den känslan. Vi behöver riktning framåt i positiv form. Och vi behöver komma ur isoleringen, så att sätta mål tillsammans med andra för projekt du gör i jobbet eller för helgens vandring ger energi som behövs nu.


2. Värna dina relationer och ge positiv feedback – just nu behöver vi varandra mer än någonsin. Även om det känns krystat med ännu en fika på Zoom, Teams eller Google Hangout behöver du ta den. När jag var på Microsoft jobbade vi 100% digitalt och uppkopplat. Jag ansvarade för marknadsavdelningen och vi skulle driva förändring. Vi valde att ses en gång varannan månad för att verkligen umgås, fördjupa våra relationer och på riktigt lära känna varandra. Det är smörjmedlet i alla förändringar – att vi känner varandra och har djupa, meningsfulla relationer som ofta berör det som är utöver jobbrelationen. Just nu är det digitala möten som gäller, men så fort vi får tror jag vi alla längtar efter att ses också fysiskt. Att ge är också något som gör oss mer nöjda och glada, så att göra något så enkelt som att ge positiv feedback till din nästa gör gott både för henne och för dig.


3. Öppna upp och visa sårbarhet – ensam är inte stark, som det heter. Jag pratar alltid med ledare om vikten av att öppna upp, att inte leverera färdiga lösningar utan att istället göra medarbetare delaktiga på förändringsresan. Låt andra hjälpa dig och er – sträck ut en hand och öppna upp för samarbeten. Det gör under för tillit, och bidrar till positiva resultat. Kanske kan ni till och med gå så långt så att ni på jobbet firar misstag, såsom Nordic Choice gör när de korar årets Fuck Up of the Year?


Allt detta kan vi åstadkomma med hjälp av grym kommunikation. Jag jobbar ju bland annat med att bygga kommunikativa ledare och kommunikativa organisationer, för att få dem att förstå medielandskapet idag. Jag vill få dom att förstå och anamma alla de plattformar vi befinner oss på idag, de som ju faktiskt är byggda för relationer och dialog. Jag vill att de ska öppna upp, lyssna in omvärlden och använda dessa plattformar för att driva ständig förändring genom dialog, så att man är i samklang med sin omvärld. Och nu mer än någonsin måste vi inse att det handlar mer om att lyssna än att prata, det handlar om dialog. Och det handlar om att vara snäll. Att lyssna in din motparts perspektiv, att förstå att det kan vara så att personen talar ur rädsla / stress / oro och att verkligen känna empati. Helt enkelt att vara extra snäll. Men att öppna upp och vara sig själv, att verkligen lyssna och visa empati och att kommunicera äkta - långt bort från det putsade och det polerade – kräver mod.


Och det är precis just det som bygger tillit och sprider lugn som tar oss framåt i en omvärld präglad av oro. //Karin


Urban Björn

Föreläsare inom Jämställdhet, Mångfald och Inkludering, Business As Equals AB.

Jämställdhet, Mångfald och Inkludering efter Coronapandemin

Vad kommer att hända med vårt fokus på jämställdhet, Mångfald och Inkludering efter Coronapandemin? Finns det en risk för att områden som från början betraktas som ”för långt från affären”, ”det får vi ta när vi har tid över” eller ”nu behöver vi första ta hand om de hårda frågorna”, kommer att halka tillbaka ner på priolistan eller hamna underst på to-do listan i koncernledningar världen över? Eller kanske är det nu det är helt rätt tid att verkligen fokusera och göra det vi redan borde gjort i vår verksamhet, med vår kultur och vår affär. Behandla de mjuka delarna som hårda och viktigast.


Svart svan kallas något som ingen, eller i alla få, har förutspått eller varnat för. COVID-19 är definitivt en svart svan (även om själva uppfinnaren av ordet inte håller med, men ni fattar). Men någonstans där framme kommer livet återgå till vad vi valt att kalla det normala, eller kanske inte riktigt. De flesta tror att vi kanske kommer minska vårt resande och vår konsumtion. Det kan jag tycka känns rätt bra. Helt säkert kommer det i alla fall att gynna miljön. Men sedan finns det förstås andra saker som inte känns så bra. Journalisten Ishaan Tharoor på Washington Post konstaterade för en tid sedan att "Coronaviruset har dödat sin första demokrati" (Ungern). Hälsan har redan skadats (förstås), ekonomin likaså och vi kan också se att polariseringen ökar. Äldre får skäll av de yngre för att de fortsätter leva ett aktivt pensionärsliv, storstadsbor hatas för att de ens vågar tänka tanken att åka till Mölle över påskhelgen och somalier har fått utstå sarkasm och cynism för att de inte lärt sig läsa svenska rekommendationer från Folkhälsomyndigheten.


Med en prognos om en arbetslöshet upp emot 20% i slutet av året så skulle vi också kunna få se motsättningar mellan de som har jobb och de som inte har jobb. Nationalism, ojämlikhet och polarisering ser alltså ut att kunna bli ökade hot mot demokrati och rättvisa. Samtidigt så har jag funderat på hur allt arbete kring Jämställdhet, Mångfald och Inkludering kommer att påverkas. Kommer vi att börja om på ruta ett? Nej, knappast. FN kommer inte att göra om sina globala mål. Vi kommer att ha samma Diskrimineringslagar. Island kommer inte att dra tillbaka sin lagstiftning om förbudet mot osakliga löner (mars, 2018). Det skulle också förvåna mig om delstaten Kalifornien skulle sluta bötfälla publika företag som inte har någon kvinna i sin styrelse (sept, 2018). Jag tror inte heller att David Salomon, CEO på Goldman Sachs kommer att ta tillbaka sin utfästelse som han gjorde i Davos (Jan, 2020) om att hans företag fr o m den 1 juli inte kommer att genomföra börsintroduktioner för företag som har all-white alternativt all-male i sina översta ledningsgrupper. Den första japanska minister som tog föräldraledigt (Jan, 2020) kommer snart att inte vara den enda. Företag som tagit stora kliv inom dessa områden kommer inte att kliva tillbaka. Men, kanske kommer vi inte se lika stora ambitioner att vara en inkluderande arbetsplats, inte ha lika bråttom att skynda på processen mot lika lön, inte investera i ett modernt och inkluderande ledarskap. Kommer vi kanske rentav att tappa farten helt?


I allt förändringsarbete finns betydande risk för en "återställareffekt". När det gäller Jämlikhet är den risken särskilt stor. Det beror på att det finns så starka normer utanför företagen och i samhället i övrigt. Så det krävs att vi håller fokus och fortsätter göra rätt saker - för verksamheten, för affären, för tillväxten och för företagens överlevnad. Då är det skönt att läsa McKinseys färska rapport ”Diversity wins” (Maj, 2020). Deras tredje uppdaterade djupdykning i sambanden mellan Mångfald och Inkludering, och tillväxt, intäkter och resultat. I den första rapporten från 2015, där drygt 1,0000 börsnoterade företag världen analyserades, konstaterades att sambanden var så starka att +10% ökad mångfald i högsta ledningsgruppen genererade +3% ökade intäkter. Bara det skulle förstås fått företagsledningar att skyndsamt ta till sig mångfaldens betydelse för affärerna. Den nyss publicerade rapporten inleder förordet med meningen ”In the COVID19-crisis, diversity and inclusion matters more than ever” och tillägger att aldrig någonsin har business caset för mångfald och inkludering varit starkare.


Att hitta och anställa talanger är inte tillräckligt idag. Att skapa en miljö där de känner sig hemma, är kritiskt för att behålla dem. Så nästa gång du går i ledningsgruppsmötet vars agenda är full av hårda och viktiga saker som rapporten om en något lägre försäljning inom produktområde x eller det nya förslaget om en förenklad process för ökad kundnöjdhet – fundera då på om inte en del av dessa utmaningar hade kunnat lösas mer effektivt med en ökad innovationskraft, bättre kreativitet och ny kompetens. Det vill säga allt som en ökad mångfald och inkludering leder till. Därför är mina råd till dig som har mandat och beslutskraft, att fundera över om du inte ska ta tag i några av följande aktiviteter;


  • Träna din ledningsgrupp i Inkluderande ledarskap.
  • Godkänn inte stereotypa successionsplaner.
  • Utbilda alla dina rekryterande chefer i unconscious bias.
  • Sätt upp ett Mångfaldspris till bästa aktivitet/team/chef/medarbetare.
  • Uppmuntra män att engagera sig för Jämställdhet.
  • Synliggör modiga ledare som vågar skapa en inkluderande arbetsmiljö.
  • Inkludera Jämställdhet och Mångfald i introduktionen av nya medarbetare
  • Gör enkla utbildningsfilmer som kan användas i samband med prestationsbedömning, lönesamtal och utvecklingssamtal.
  • Sätt av resurser och investera i Mångfald, Jämställdhet och Inkludering.


För kom ihåg. Vem vill inte investera i bättre beslut och bättre resultat.

//Urban